Manajemen Di Bidang Jasa Dalam Sebuah Perusahaan

BAB I
PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Meraih keunggulan di seluruh aspek operasi perusahaan merupakan persyaratan utama dalam bersaing di bidang jasa dan produksi kemasan kayu di Indonesia yang baru mulai diterapkan secara keseluruhan pada tahun 2005. PT. Jasa Duta Mandiri memastikan bahwa setiap kegiatan operasinya berorientasi pada kualitas jasa dan produk yang dihasilkan. Perusahaan mempunyai komitmen untuk memenuhi harapan pelanggan dan selalu memperbaiki proses yang menghasilkan jasa dan produk secara baik dan berkelanjutan.

Untuk mencapai tujuan perusahaan dalam keunggulan, PT. Jasa Duta Mandiri berkeinginan untuk memperkuat daya saing, nilai, kebijakan, prinsip, dan pedoman yang dibuat semata–mata untuk membangun pondasi yang kuat guna menopang kinerja perusahaan dengan pendekatan pragmatis di dalam kerangka manajemen untuk meningkatkan pemberdayaan dan kreativitas tanpa berkompromi dengan praktek manajemen yang baik, sehingga sangat responsif terhadap kebutuhan pelanggan.

PT. Jasa Duta Mandiri telah diregistrasi oleh Badan Karantina Pertanian sesuai dengan persyaratan tertentu untuk melakukan kegiatan perlakuan dan setifikasi kemasan kayu sesuai dengan ISPM#15. ISPM#15 merupakan ketentuan tentang kemasan kayu dalam perdagangan Internasional yang saat ini sudah diimplementasikan oleh sebagian negara – negara mitra dagang Indonesia. Didalam ISPM #15 diatur tentang tatacara dan persyaratan perlakuan (Treatment) dan Setifikasi ( Marking ) kemasan kayu yang berlaku secara universal bagi semua negara – negara anggota FAO. Pelaksana perlakuan dan sertifikasi kemasan kayu sesuai dengan ISPM#15 ini adalah perusahaan kemasan kayu yang ditunjuk oleh Badan Karantina Pertanian.

B.      Maksud dan Tujuan

1)      Memberikan informasi tentang salah satu bidang usaha yang terbilang baru kepada pembaca khususnya para rekan mahasiswa.

2)      Mengetahui lebih dalam tentang kinerja perusahaan dalam hal ini perusahaan jasa yang berskala kecil.

3)      Menjadi acuan bagi wirausahawan untuk menjadikan makalah ini sebagai bahan pertimbangan dalam mengelola usahanya.

C.      Ruang Lingkup Pembahasan

PT. Jasa Duta Mandiri memproduksi kemasan kayu berupa: Pallet, Crate, kayu penyanggah (dunnage), dan Box atau peti dimana untuk menunjang produksinya, PT. Jasa Duta Mandiri mendirikan bengkel kerja (workshop) di Jl. H. Abdulgani I Cilodong, Depok. Selain memproduksi kemasan kayu, PT. Jasa Duta Mandiri juga memberikan pelayanan jasa sertifikasi kemasan kayu milik pelanggan sesuai dengan standar ISPM #15. Sertifikasi ISPM#15 bertujuan mengurangi resiko pemasukan atau penyebaran OPTK (Organisma Perusak Tumbuhan Kayu). Menghambat terjadinya re-infestasi OPTK. Memperlancar perdagangan internasional dan mempercepat penanganan barang di tempat tujuan.
ISPM#15 disusun oleh Interim Commission on Phytosanitary Measures (ICPM), kemudian didistribusikan oleh sekretariat International Plant Protection Commission ( IPPC ) – FAO keseluruh negara yang bersepakat.

Kayu atau kemasan kayu yang akan disertifikasi terlebih dahulu diberikan perlakuan. Dua Macam perlakuan yaitu:

v  Perlakuan Panas ( Heat Treatment / HT).

v  Perlakuan Fumigasi.

Kayu dan kemasan kayu yang layak disertifikasi mempunyai ketentuan – ketentuan sbb:

v  Temperatur kayu lebih dari 21 derajat atau telah dipanaskan dengan temperatur 56 derajat dalam 30 menit.

v      Tidak ada kulit kayu dan sudah diserut Tidak berserangga.

v      Tidak berjamur.

BAB II
PEMBAHASAN

A.      Profil Perusahaan

           PT. Jasa Duta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang kemasan kayu dengan memproduksi kemasan kayu dan pelayanan jasa sertifikasi sesuai dengan ISPM (International Standard Phytosanitary Measures) #15.
PT. Jasa Duta Mandiri terletak di Jl. Bulakan Kalitimbang Kecamatan Cibeber, Cilegon – Banten –Indonesia dengan uraian sebagai berikut:

1)      Akta pendirian perusahaan dengan No. 133 tanggal 17 September 1999 yang    diterbitkan oleh Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah (PPAT) Drajat Darmadji, SH. di Jakarta dan Perubahan Akta dengan No. 69 tanggal 26 Februari 2004 yang diterbitkan oleh Dr. H. Teddy Anwar, SH, SpN., Notaris PPAT di Jakarta.

2)      Akta pendirian perusahaan Cab. Banten dengan No. 46 tanggal 27 Juni 2007 yang diterbitkan oleh Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah (PPAT) Dr. H. Teddy Anwar, SH, SpN., SH. di Jakarta .

3)      Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan No.2.015/09-04/PB/IX/99 tanggal 1 Oktober 1999.

4)      Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dengan No.09.03.1.51.40727 berlaku sampai dengan tanggal 23 September 2008.

5)      Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan No.01.911.634.2-027.000.

6)      Surat Keterangan Domisili Perusahaan atau Surat Ijin Tempat Usaha dengan No.648/2004/30/VII/07 tanggal 03 Juli 2007 dari Lurah Kalitimbanag Kecamatan Cibeber Kota Cilegon.

7)      Pengesahan Akta Pendirian Perseroan Terbatas dari Departemen Kehakiman dan Hak Azasi Manusia No. 020.478 HT.01.01. Th. 2001.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahan

Untuk menjadi pemain nasional dalam menyediakan jasa dan produk–produk kemasan kayu sesuai dengan International Standard Phytosanitary Measure #15 terkait dengan mutu prima.

Misi Perusahaan

Bertekad untuk menyediakan jasa dan produk kemasan kayu berkelas dan berorientasi pada pelanggan, inovatif dan bermutu prima. Bertekad memenuhi kebutuhan kemasan kayu guna menunjang ekspor nasional, menciptakan nilai optimum untuk pelanggan kami, pemegang saham, karyawan dan masyarakat

Kebijakan Mutu

PT. Jasa Duta Mandiri menjadi pelopor dalam menyediakan jasa dan produk kemasan kayu sesuai standar ISPM #15 dengan berpedoman pada Sistem Mutu dan berlandaskan pada motto: “ Quality without tolerance”. Sasaran tersebut dicapai dengan penerapan langkah–langkah sebagai berikut:

1)      Menghasilkan jasa dan produk kemasan kayu tanpa kesalahan sesuai dengan persyaratan pelanggan setiap saat.

2)      Memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan yang terus menerus menigkat keinginannya, melalui pemahaman pelaksanaan dan peningkatan proses kerja.

3)      Memberdayakan sumber daya manusia menjadi pelopor karya–karya inovatif dan peningkatan mutu dengan mendayagunakan kemajuan teknologi guna mencapai keunggulan.

4)      Melatih, mengembangkan dan melibatkan segenap jajaran manajemen dan karyawan guna memahami serta menghayati Sistem Manajemen Mutu.

5)      Melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu inilah, perusahaan secara konsisten menghasilkan jasa dan produk kemasan kayu yang bermutu, tepat waktu, dengan harga dan nilai yang sesuai.

Sasaran Mutu

1.      Meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 85% sampai dengan tahun 2006.

2.      Ketepatan waktu pengiriman sampai 90% hingga akhir tahun 2006.

3.      Menyediakan SDM yang berkualitas..

4.      Meningkatkan kapasitas produksi dengan perbandingan 60% produksi : 40% jasa sertifikasi sampai dengan tahun 2007.

PT. Jasa Duta Mandiri memproduksi kemasan kayu berupa: Pallet, Crate, kayu penyanggah (dunnage), dan Box atau peti dimana untuk menunjang produksinya, PT. Jasa Duta Mandiri mendirikan bengkel kerja (workshop) di Jl. H. Abdulgani I Cilodong, Depok. Selain memproduksi kemasan kayu, PT. Jasa Duta Mandiri juga memberikan pelayanan jasa sertifikasi kemasan kayu milik pelanggan sesuai dengan standar ISPM #15.

Tanggung Jawab Manajemen

Sistem Mutu

            Sistem Mutu dibuat untuk menjaga agar kualitas dari kemasan kayu yang diproduksi tetap terjaga sesuai dengan standar mutu yang berlaku. PT. Jasa Duta Mandiri menyusun dan berusaha memelihara sistem mutu yang ada untuk menjamin agar kemasan kayu yang diproduksi memenuhi semua persyaratan yang diberlakukan di dalam ISPM #15 maupun ketentuan–ketentuan lain dari pihak Otoritas Kompeten. Dengan sistem mutu, kualitas dan citra organisasi juga menjadi lebih baik dan sistematis sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan dari mitra kerja perusahaan.

Penanggungjawab Sistem Mutu

            Dalam menangani Sistem Mutu, perusahaan menunjuk dan mengangkat seorang penanggung jawab sistem mutu yang mempunyai kualifikasi terhadap ISPM #15 yang bertugas untuk memastikan dan memantau pelaksanaan sistem mutu yang dibuat agar diterapkan sesuai dengan standar yang berlaku untuk menjamin kemasan kayu yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan ISPM #15.
Penanggung jawab sistem mutu inilah yang bertanggungjawab dan memiliki wewenang dalam pelaporan langsung kepada manajemen puncak mengenai hal–hal yang berkaitan dengan sistem mutu yang diterapkan dalam lingkungan perusahaan secara keseluruhan dan sekaligus merupakan personil yang memimpin penerapan sistem mutu dalam perusahaan.

Peran dan Tanggungjawab Personil Kunci

Dalam hal ini, perusahaan memastikan semua personil kunci memahami sistem mutu serta memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup di bidang kemasan kayu dan pengendalian OPT kayu.

Untuk dapat merealisasikan terwujudnya implementasi sistem manajemen mutu dengan baik, maka pihak perusahaan mempersiapkan hal–hal yang berkaitan dengan sumber daya yang memadai dan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

Sumber Daya Manusia

Perusahaan menyediakan sumber daya manusia yang kompeten untuk dapat melaksanakan sistem manajemen mutu dengan efektif dan efisien. Manajemen PT. Jasa Duta Mandiri berupaya untuk membuat program pelatihan untuk personil–personil yang terlibat di dalam proses produksi dan inspeksi ISPM #15. Perusahaan menyimpan dan memelihara semua data karyawan termasuk hasil pelatihan, pengalaman dan kompetensi personil.

Sarana dan Prasarana

Untuk dapat merealisasikan sistem manajemen mutu ini, perusahaan memiliki infrastruktur yang lengkap dimana semuanya digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Adapun infrastruktur yang dimiliki perusahaan seperti: Gedung kantor, gudang, alat transportasi/ alat angkut, alat komunikasi, alat produksi, alat sertifikasi, dan peralatan–peralatan pendukung lainnya.
Perusahaan melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas produksi dan peralatan pendukung lainnya serta melakukan kalibrasi terhadap peralatan yang perlu dikalibrasi.

Lingkungan Kerja

Perusahaan menyediakan lingkungan kerja yang kondusif agar ada rasa saling keterkaitan dan saling ketergantungan antar departemen dalam perusahaan.
Perusahaan menjamin lingkungan kerja selalu terjaga kebersihannya.
Perusahaan melakukan pemeliharaan terhadap lingkungan kerja khususnya lingkungan kerja produksi dengan melakukan penyemprotan anti rayap

Pelanggan (Client)

Perusahaan melakukan sosialisasi dan implementasi ISPM #15 kepada pelanggan dengan cara sebagai berikut:

1)      PT. Jasa Duta Mandiri memberikan pemahaman kepada pelanggannya mengenai peran masing–masing dalam hal penerapan ISPM #15.

2)      PT. Jasa Duta Mandiri berusaha memastikan bahwa pelanggan telah sepakat untuk beberapa hal, yaitu:

a.       Memberikan waktu yang cukup kepada pelanggan untuk menetapkan seluruh prosedur yang ada di dalam ketentuan ISPM #15.

b.      Melaksanakan saran–saran yang diberikan berkaitan dengan penggunaan kemasan kayu bercap (marking).

c.       Menyediakan lokasi penyimpanan kemasan kayu bercap yang kering, bersih, dan bebas dari OPT serta tidak tercampur dengan kayu atau kemasan kayu yang tidak mendapat perlakuan ISPM #15.

d.       Menyediakan lokasi pengemasan yang kering, bersih dan bebas dari OPT serta tidak tercampur dengan kayu atau kemasan kayu yang tidak mendapat perlakuan ISPM #15.

e.       Menyediakan peti kemas yang kering, bersih dan bebas dari OPT, bebas dari tanah, bebas dari sisa–sisa tumbuhan dan hasil tumbuhan, bebas dari hewan dan sisa–sisa bahan asal hewan serta kotoran lainnya.

f.       Memastikan bahwa personil atau pelanggan menjaga kemasan kayu bercap (marking) dari kemungkinan reinfestasi OPT termasuk serangga ikutan (hitch-hicking insects) pada saat pemuatan ke dalam peti kemas (stuffing).

g.      Memberi keterangan mengenai barang yang dikemas dengan kemasan kayu yang telah disertifikasi/ bercap (marking) yang relevan untuk dicatat.

h.      Memberi akses kepada perusahaan kemasan kayu untuk mengawasi proses pengemasan dan pemuatan barang ke dalam peti kemas (stuffing) untuk menjamin kemasan kayu yang telah disertifikasi (marking) tetap memenuhi persyaratan ISPM #15.

i.        Memberi kemudahan bagi perusahaan untuk menghapus cap (marking), melakukan perbaikan dan/atau memberikan perlakuan ulang pada kemasan kayu yang rusak, terinfestasi OPT, terkontaminasi tanah, jamur, kotoran lainnya atau karena hal–hal lain yang menyebabkan kemasan kayu tidak lagi memenuhi ketentuan yang diatur dalam ISPM #15.

3). Perusahaan menindak lanjuti semua keluhan yang diterima dari pelanggan   mengenai mutu sanitasi kemasan kayu bercap (marking).

4). Penanganan keluhan pelanggan diatur di dalam Prosedur Penanganan Keluhan   Pelanggan.

B.      Bentuk dan Sifat Perusahaan

Bentuk perusahaan merupakan usaha bidang jasa berskala kecil. Perusahaan yang dimiliki oleh perseorangan atau sekelompok kecil pemilik modal dengan ruang lingkup operasi terbatas. Jumlah karyawan tidak lebih dari 50 orang. Fleksibilitas pada pengelolaan sehingga mampu lebih cepat bereaksi terhadap perubahan besar. Tenaga kerja yang terlibat langsung dalam produksi dan jasa lebih sedikit. Pelayanan yang diberikan kepada pelanggan mempunyai sentuhan pribadi atau lebih akrab.

            Keterbatasan manajerial yang dimiliki oleh pemilik perusahaan sehingga tidak mampu menghadapi perubahan yang kompleks, serta ketidakmampuan untuk mendapatkan dana yang cukup untuk secara mudah. Perusahaan ini memiliki margin yang sedikit, artinya perusahaan ini mendapatkan keuntungan yang cukup besar tetapi memiliki pengeluaran yang besar pula. Dikarenakan perusahaan selain melayani jasa juga memproduksi barang sehingga ada biaya produksi.

C.      Analisa Prospek Kedepan

Dilihat dari jenis bidang usaha dan jumlah client yang terus bertambah seiring dengan pertumbuhan pabrik dan perkembangan pabrik untuk bisnis ekspor barang menggunakan palet yang berkualitas dan bermutu internasional. PT. Jasa Duta Mandiri sangat memungkinkan untuk dapat bertahan dalam kurun waktu 10 tahun kedepan bahkan di prediksikan akan mengalami kemajuan pesat. Untuk itu sistem manajemen yang baik ini diharapkan dapat terus bertahan dan terus berkembang lebih baik seiring dengan ketatnya persaingan antar bidang usaha yang serupa.

BAB III
PERMASALAHAN

A.      Kendala dalam penerapan ISPM#15

Dalam pelaksanaan pengawasa ISPM#15 oleh BARANTAN terdapatbeberapa kendala yang dihadapi di lapangan, diantaranya:

1)                              Kurangnya petugas Karantina yang mengawasi ditempat pengeluaran.

2)      Kurangnya pengetahuan dan pemahaman pelaku usaha terdapat persyaratan negara tujuan.

3)      Pemisahan antara bahan kemasan yang sudah diberi perlakuan dan yang belum.

4)      Biaya yang besar untuk menyiapkan fasilitas perlakuan

5)      Kurangnya komunikasi dengan perusahaan industri penyedia kayu.

6)      Perlunya pelatihan baik untuk petugas Karantina maupun tenaga teknis perusahaan dalam akreditasi.

7)      Pemalsuan Label/ Marking

8)      Penerapan sistem manajemen mutu.

B.      Bahan Baku

Bahan baku yang paling utama untuk proses produksi dalam perusahaan ini yaitu kayu. Bahan dasar produksi ini semakin hari semakin berkurang. Hutan produksi yang menghasilakn kayu semakin berkurang karena hutan tidak bertambah dengan cepat sebaliknya konsumsi kayu sangat besar. Kayu hutan sebagian besar diproduksi untuk industri.

C.        Persaingan Usaha

Di Indonesia perusahaan yang menjadi provider atau penyedia Jasa sertifikasi ISPM telah mencapai angka 30. Semakin bertambahnya provider ini akan menambah persaingan dalam usaha jasa ini. Perusahaan industri kayu di Indonesia tidak bertambah sebanding bertambahnya provider ISPM.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Usaha di bidang jasa sertifikasi pada kemasan kayu untuk eksport-import (ISPM#15), merupakan usaha dibidang jasa yang terbilang baru. Tidak menutup kemungkinan adanya bidang usaha jasa sertifikasi yang serupa tetapi dengan jenis produk yang berbeda. Hal ini merupakan suatu kegembiraan bagi pebisnis / usahawan untuk mencari peluang – peluang dalam mendirikan usahanya.

Pengusaha harus membekali dirinya dengan jiwa kewirausahaan atau paling tidak mengetahui tentang kewirausahaan untuk dapat menjalankan usahanya. Kewirausahaan memberikan nuansa dan sentuhan yang berbeda bagi usahanya untuk dapat berkembang dan bertahan dari masalah – masalah yang akan timbul seiring perkembangan jaman, sehingga berdiri kokoh seiring perkembangan jaman.

Saran

Usahakan untuk hidup positif dengan mempunyai suatu target yang dituangkan dalam rencana – rencana jangka pendek. Rencanakan hidup anda dari bangun tidur hingga tidur kembali. Buat suatu tujuan mengapa kita bangun dari tidur.
Jika anda tidak berpikir hari ini akan lebih baik dari hari sebelumnya, mengapa anda bangun?
Jadilah yang pertama, kalau tidak bisa,

Jadilah yang berbeda, kalau tidak bisa,

Jadilah yang terbaik.

DAFTAR PUSTAKA

1.Alma buchari, Dr. 2000. Kewirausahaan Panduan Perkuliahan, alfabeta, Bandung.
2.Machfoed, Mas’ud. Prof.Dr.MBA,2004, Kewiraan Suatu pendekatan Kontemporer
3.SKIM AUDIT BARANTAN
4.Sistem Manajemen Mutu PT. Jasa Duta Mandiri.